In diesem Eintrag beschäftigen wir uns mit dem Thema Digitalisierung für KMUs. Daher stelle ich euch heute das Tool „Trello“ zur Organisation von Aufgaben vor.
Was ist Trello?
Trello ist ein Onlinetool zur flexiblen Organisation von beliebigen Projekten über Boards, Listen und Karten. Neben der Browserversion gibt es auch Apps für Android und iOS. Von Trello gibt es eine kostenlose und eine kostenpflichtige Variante. In diesem Artikel beschäftigen wir uns (hauptsächlich) mit der kostenfreien Variante, die auch schon enorm viele Funktionen hat.
Bei Trello kann man beliebig viele Boards für unterschiedliche Teams erstellen. Üblicherweise erstellt man die Boards für ein Team oder auch für sich privat, z. B. für seine privaten Ziele. Die Boards können für die verschiedensten Zwecke angelegt werden, z. B. zur Projektorganisation, zur Marketingplanung, zur Organisation von Teemmeetings, zur Darstellung von Zielen, u.v.m.
Als Beispiel habe ich euch ein öffentliches Board erstellt, zu dem jeder Zutritt hat. Das Board ist zur Planung von Blog- und Social Media-Inhalten gedacht.
In der ersten Spalte (Ideen) werden mögliche Themen gesammelt. Wenn aus der Idee ein Artikel oder Post entstehen soll, wird diese per Drag&Drop in die zweite Spalte (Nächste Artikel) verschoben. Hier habe ich auch schon z. T. die Kategorie ergänzt – was in der Übersicht an den farbigen Strichen erkennbar ist.
Für jede Karte können neben Kategorien auch viele weitere Infos hinterlegt werden, z. B. eine Deadline, eine längere Beschreibung, Anhänge (Bilder, PDFs) und To-Do-Listen.
Wenn man beginnt, eins der Themen zu bearbeiten, wird die Karte in die dritte Spalte (in Bearbeitung) geschoben. Dort bleibt diese, bis das Thema veröffentlich wurde (letzte Spalte). Zusätzlich habe ich noch eine weitere Spalte (Review), in der die Themen landen, die zwar fertig sind, aber vor der Veröffentlichung noch überprüft werden müssen.
Trello & Kanban
Sehr beliebt ist die Nutzung von Trello als Kanban-Board.
Ein Kanban-Board ist quasi eine horizontale Variante einer To-Do-Liste. Durch diese übersichtliche Darstellung können Aufgaben und Bereiche besser geplant, überwacht und gesteuert werden.
Jedes Kanban-Board verfügt über mehrere Spalten mit Einträgen, die abgearbeitet werden können. Eine einfache Version seht ihr in der Abbildung hier – ganz einfach mit einem Whiteboard und Haftnotizen realisiert.
Kanban ist eine schlanke Projektmanagement-Methode, die insbesondere in der Softwareentwicklung verbreitet ist und durch die Visualisierung die Arbeitsfortschritte und mögliche Engpässe und Probleme zeigen soll.
Welche und wie viele Spalten es gibt, kann individuell entschieden werden. Der einfachste Fall besteht – wie oben abgebildet – aus drei Spalten. Meist werden auch die Anzahl der Aufgaben in einer Spalte begrenzt, z. B. maximal zehn Aufgaben in der „Doing“-Spalte. Somit müssen die Aufgaben abgearbeitet werden, bevor neue Aufgaben begonnen werden.
Gibt es viele angefangene Aufgaben, die nicht beendet werden können, z. B. weil man auf Rückmeldung wartet, kann eine zusätzliche Spalte „Review“ ergänzt werden. Somit entsteht ein Board, was dem Workflow im Team angepasst ist. Eine schöne, kurze Einführung in das Thema Kanban zeigt auch das kleine Video auf YouTube (2:30 Min).
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Andere Anwendungen
Man kann das Trello für verschiedene Zwecke nutzen. Eine weitere Idee ist z. B. die Nutzung als Lernplan. In meinem nebenberuflichen Studium steht bald die Klausur „Projekt- und Qualitätsmanagement“ an, für die ich mir hier einen Lernplan anlegt habe. Wer Lust hat, kann gerne über diesen Link dort meinen aktuellen Stand sehen.
Zusammenfassung
Für mich ist Trello ein tolles Werkzeug, was ich für unterschiedliche Projekte im Privat- und Arbeitsleben einsetzen kann. Daher hier nochmal die wichtigsten Features:
- Kostenlose Version mit vielen Funktionen (und tolle Erweiterungen in der kostenpflichtigen Version).
- Aufrufbar über Browser, iOS- oder Android-App
- Viele Erweiterungen möglich, z. B. Automatisierung oder Anbindung von Kalender oder Cloud.
- Flexibel für verschiedene Zwecke einsetzbar. Wer sich inspirieren lassen will, schaut bei den Trello-Vorlagen vorbei.